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Come salvare le mail da Microsoft Outlook sul PC

La posta elettronica non morirà mai: è un ottimo mezzo di comunicazione professionale. Ma cosa dobbiamo fare per salvare i messaggi ricevuti in sul nostro PC? Esiste una buona soluzione attraverso Microsoft Outlook.

Salvare i messaggi nel nostro PC può essere importante per più casi. Possiamo stipare le varie mail in luoghi più sicuri d’un account, per evitare che qualcuno entri in possesso d’informazioni riservate nel caso l’account viene violato. Oppure possiamo semplicemente fare un grosso archivio che possiamo gestire meglio. Le utilità sono tante.

Nota: per Microsoft Outlook intendiamo il programma, non il servizio online. Questo programma è incluso nelle suite Office.

Il mezzo professionale: salvare il file come PDF

Solitamente il formato PDF è uno dei più indicati per questo scopo. Non si può modificare facilmente, ma si presenta come la soluzione più adatta per archiviare le nostre mail con una visualizzazione a dir poco integrale.

Apriamo il nostro messaggio in Outlook. Apriamo il menù in alto sinistra “File” e andiamo quindi su “Stampa”. Nelle stampanti disponibili troverete “Stampa su PDF” o “Adobe PDF”. Questo dipende se avete installato una versione di Adobe Reader o se il vostro sistema operativo viene con un sistema integrato per la stampa su PDF. Solitamente Windows 10 ha già un sistema simile fra le stampanti disponibili.

Una volta inizializzata la stampa, vi verrà richiesto di salvare il PDF. A conversione terminata, il vostro messaggio sarà salvato.

Il mezzo universale: salva il messaggio in vari formati

Un metodo invece più facile è semplicemente salvare il messaggio. Apriamo “File” e andiamo su “Salva con nome”.  A risultato di ciò, vi verrà richiesto dove salvare l’Email. Tenete conto che la scelta standard per Outlook è quella di usare un formato che può leggere solo lui. Il che è comodo se volete usare solo quel programma per leggere le vostre mail, ma non è veramente un mezzo universale.

Cambiate perciò il tipo di file salvato. Vi verrà data un’intera lista. Se salvate l’e-mail come solo testo, verrà salvato il messaggio senza formattazione o contenuti multimediali (immagini, suoni o testo speciale). Il formato HTML è compatibile per la visualizzazione attraverso Browser. E’ possibile usare anche un file MHT, che fa essenzialmente la stessa cosa, ma ha bisogno d’un archivio separato per estrarre testo, immagini e così via. Le due scelte rimanenti sono dedicate ad Outlook.

Se state cercando un file adatto, usate l’HTML. Questo formato salva tutto il contenuto dell’Email in un singolo file, senza bisogno di archivi separati. Basta avere a disposizione un qualsiasi browser, anche quello integrato della Microsoft (Edge o il caro vecchio Internet Explorer bastano).

Parlando di qualche utile trucco che potete attuare in Microsoft Outlook, esiste anche la possibilità di salvare i singoli contatti legati alle mail ricevute.

Nella mail, passate al contatto. Aprite quindi “File” e andate su “Salva con nome”. Così come succede con le mail, vi sarà data una lista di formati disponibili. Quello standard è il tipico vCard, compatibile con tutte le edizioni di Windows e Android. Potete nel caso salvare il contatto come solo testo, Rich Text (se volete conservare la formattazione di testo) o come file di Outlook, se desiderate far leggere questo file solamente al vostro programma integrato in Office. Una soluzione universale che mantiene le qualità è il Rich Text.

Parlando di altre utili funzioni, potete salvare i vostri appuntamenti / impegni (o l’intero calendario!) come un singolo file.

Aprite il vostro appuntamento salvato. Andate in “File” e quindi su “Salva con nome”. Avrete a disposizione sempre una vasta quantità di formati. Quello standard e maggiormente utilizzato è l’iCalendar, che come la vCard è un file utilizzato da una buona quantità di programmi. Se volete però un formato più universale, usate l’HTML.

Salvare le mail localmente da Outlook 365

Per il servizio online Outlook365, ecco i passaggi per salvare le email sul PC:

  1. Seleziona File > Open & Export > Import/Export.
  2. Seleziona Export to a file, e poi seleziona Next.
  3. Seleziona Outlook Data File (.pst), e poi seleziona Next.
  4. Seleziona la cartella mail che vuoi salvare.
  5. Scegli il nome e la cartella dove salvare questo file di backup e poi seleziona Termina

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