Come tenere traccia delle modifiche apportate in Google Docs (documento condiviso)

Tra le funzionalità più potenti di Google Docs, e in generale delle app di Google Workspace, c’è la possibilità di tenere traccia delle modifiche e fornire suggerimenti per le modifiche. Più sinteticamente, con documenti condivisi tra un gruppo di utenti. Sebbene tenere traccia delle modifiche per te stesso possa essere ugualmente utile per tenere sotto controllo le modifiche che hai apportato a scopo di modifica.

Naturalmente, mentre funzionalità simili possono essere trovate in Microsoft Word e altri concorrenti, non hanno lo stesso marchio. E non sono nemmeno necessariamente alloggiati nello stesso posto. Rendere questa funzione una che viene fornita con una curva di apprendimento.

Questo è esattamente ciò con cui questa guida si propone di aiutare. Quindi, se stai cercando di imparare come abilitare Traccia modifiche o vedere una cronologia delle versioni in Google Docs, o per condividere un documento Docs, questa guida può aiutarti. Ora, c’è un po’ di più delle nostre solite guide pratiche per andare qui. Quindi iniziamo.

Strumenti necessari per tenere traccia delle modifiche apportate in Google Docs

Come già accennato, ci sono una serie di aspetti di questa caratteristica che dovrebbero essere compresi. Cioè se vuoi davvero ottenere il massimo da loro. Quindi suddivideremo questa guida in tre segmenti che spiegano la condivisione, il monitoraggio e il controllo delle versioni dei documenti.

Configura la condivisione in modo da poter limitare l’accesso, modificare i permessi e ottenere il massimo da questi strumenti.

Se stai cercando di utilizzare questi strumenti per la collaborazione con gli altri, diventano ancora più potenti. Ma prima dovrai sapere come condividere un documento da Google Docs con altri utenti in collaborazione. Per fortuna, è abbastanza facile da realizzare. E, in effetti, è così che puoi limitare non solo chi può vedere il documento. Ma anche cosa possono farci.

1. La configurazione di un documento Google Docs per la collaborazione è abbastanza semplice. Inizia toccando o facendo clic sul pulsante “Condividi” nella parte in alto a destra dell’interfaccia utente. Sui dispositivi mobili, questa sarà un’icona nella stessa posizione. Ma assomiglierà al profilo di una persona con un simbolo “più”.
2. Successivamente, aggiungi le persone o i gruppi che desideri aggiungere
3. Ora, sotto l’opzione “Ottieni collegamento”, seleziona l’opzione che dice “Cambia”
4. Puoi scegliere di condividere il documento con chiunque su Internet abbia il collegamento o solo con coloro con cui scegli di condividere il collegamento. Puoi anche scegliere qui per fare in modo che qualcuno a:
   1. spettatore — concedi loro l’accesso di sola visualizzazione
   2. Commento — consenti loro di suggerire modifiche
   3. Editore — avranno tutte le tue stesse capacità. Se non desideri che gli editor siano in grado di condividere il documento o modificare le autorizzazioni, seleziona semplicemente l’opzione per non consentirlo sotto l’icona a forma di ingranaggio sulla pagina. Come mostrato nelle immagini sottostanti

La modalità suggerimento è simile a “Track Changes” di Microsoft Word

Naturalmente, puoi anche utilizzare una modalità simile alla modalità “Track Changes” di Microsoft Word. Che Google Docs chiama “Modalità suggerimento”, che ti consente di collaborare meglio e tenere traccia delle modifiche apportate. Così come chi ha apportato le modifiche e le ragioni per implementarle. Qui tratteremo quella modalità.

Vale anche la pena notare che funziona in modo simile anche per Android, anche se saranno necessari alcuni esperimenti oltre all’accesso alla modalità. Poiché ci sono alcune lievi differenze nell’interfaccia utente.

1. Per cominciare, puoi monitorare e suggerire modifiche in Google Documenti in modalità Suggerimento. Riassumendo, le modifiche apportate nella modalità appariranno con markup e una casella in stile commento. Come mostrato nelle immagini sottostanti. Per accedere alla modalità suggerimento, seleziona l’icona a forma di matita nella parte in alto a destra dell’interfaccia utente. Quindi seleziona “Suggerimento” dall’elenco delle opzioni. Se vuoi entrare in Modalità suggerimento su Android, dovrai selezionare l’icona a tre punti in alto a destra. Quindi dovrai selezionare l’interruttore accanto all’opzione “Suggerisci modifiche” nel menu di overflow risultante
2. In modalità suggerimento, come indicato sopra, tutte le modifiche vengono visualizzate con un markup in stile riquadro verde. E, per ogni modifica, a destra del documento viene visualizzata una nuova casella di commento. Ciò evidenzia chi ha apportato la modifica e fornisce ulteriori opzioni per gli editori
3. Le modifiche possono essere rifiutate o accettate dagli editori utilizzando il segno di spunta o l’icona a forma di x all’interno di una determinata casella di commento
4. Gli utenti possono anche aggiungere i motivi per suggerire la modifica e discutere le modifiche in un formato in stile chat utilizzando il campo di testo “Rispondi” sotto il markup

Oppure puoi attivare “Cronologia versioni” per vedere le modifiche apportate nel tempo a un documento

Ora che stai collaborando o iniziando a tenere traccia delle modifiche, puoi vedere meglio l’impatto complessivo di ciò utilizzando lo strumento Cronologia versioni di Google Documenti. Questo ti mostrerà quali modifiche sono state apportate nel tempo e con ogni salvataggio.

1. Inizia selezionando l’opzione “File” sulla versione desktop o web di Google Documenti. Questo sarà impossibile da fare su Android, al momento della stesura di questo articolo
2. Quindi passa il mouse sopra (o tocca) l’opzione che legge “Cronologia versioni”
3. Vedrai un paio di opzioni. Il primo ti consente di nominare le versioni mentre le crei. È utile per salvare manualmente versioni specifiche
4. Come mostrato nelle immagini sottostanti, la seconda opzione ti consente di vedere la cronologia completa delle versioni e diversi aspetti, inclusa una copia archiviata del documento nel suo insieme. Inoltre, Google offre la possibilità di ripristinare una versione nel caso in cui una versione precedente fosse di gran lunga superiore. Puoi anche scegliere di utilizzare una scorciatoia da tastiera per visualizzare la cronologia completa delle versioni. Vale a dire, tenendo premuti i tasti “Ctrl”, “Alt” e “Shift” prima di premere il tasto “H”.